نطق در يك سمينار

اگر در يك سمينار داخلي و يا خارجي نطق مي‌كنيد، از برگزاركننده سمينار بپرسيد ديگر ناطقان درباره چه موضوعاتي صحبت مي‌كنند تا مطمئن شويد هيچ يك از شما درباره موضوع تكراري صحبت نمي‌كند. بررسي نماييد چه مدت زمان براي نطق شما چقدر است و آيا پس از آن جلسه پرسش و پاسخ برگزار مي‌شود يا خير. اگر بدون ميكروفون صحبت مي‌كنيد، مطمئن شويد كساني كه در عقب اتاق هستند، مي‌توانند صداي شما را بشنوند و اگر لازم باشد از ايشان سؤال بفرماييد. خيلي سريع صحبت نكنيد و حواستان به ساعت مچي يا ساعت ديواري باشد تا اطمينان پيدا كنيد كه فقط به اندازه زمان مقرر شده صبحت مي‌كنيد.

برنامه‌ريزي يك كنفرانس

كنفرانس‌ها از سمينارها رسمي‌تر و بزرگتر هستند. همچنان كه جلسات بايد هدف‌دار باشند، تمامي كنفرانس‌ها نيز بايد سمت و سويي داشته باشند. اين اهداف اساس هر دستور جلسه‌اي است و براي مباحثات رشد و ترقي را فراهم مي‌آورد. مشخصاً كنفرانس‌هاي فروش داخلي، معمولاً اتفاقات انگيزه‌داري هستند. همانند تمامي كنفرانس‌ها، آن‌ها مستلزم داشتن محل درجه يك، حضار حرفه‌اي، لوازم عالي و وسايل سمعي و بصري و برنامه‌ريزي دقيق هستند. قبلاً خوب تصميم بگيريد چه كسي كنفرانس را شروع مي‌كند. اگر ترتيب دعوت يك سخنران مهمان را بدهيد تا روال جلسه را جذاب‌تر كند، كمكي مي‌شود به اينكه اشتياق و توجه حاضرين جلب شود. مطمئن شويد كه تمام سخنرانان مي‌دانند چه وقت انتظار مي‌رود كه ايشان سخنراني نمايند و مدت زمان نطق ايشان چقدر تعيين شده است.

نكاتي كه بايد به خاطر آوريد

* هر چه برنامه‌ريزي و تفكر درباره رويدادي بيشتر باشد، امكان دستيابي به آن بيشتر است.

* پيامي معمولاً بيشتر تقويت مي‌شود كه با تكنولوژي خوب سمعي- بصري همراه باشد.

* در سمينارها و كنفرانس‌ها بايستي با كارمندان همانند توليد‌كنندگان با احترام و تكريم برخورد كرد.

* مـي‌توان با توافق قيمت، حرفه نمايش و يا سخنرانان متخصص را به كار گمارد تا درباره رويدادهاي شركت سخنرانـي كنند.

* كنفرانس‌ها و سمينارها بايد هميشه پيگيري شوند، در غير اينصورت فايده چنداني ندارند.

انتخاب مكان

مكان برگزاري جلسه قسمتي از پيام است و با آن‌هايي كه حضور دارند. زماني كه مصمم شديد كنفرانس يا سمينار را در كجا بايد برگزار كنيد، درباره آنچه خواسته شده است خوب فكر كنيد و هميشه مكاني را انتخاب كنيد كه مناسب ميزان و نوع رويداد باشد. براي يك كنفرانس بزرگ، شما به فضايي كه به راحتي همه كس را در خود جاي مي‌دهد، نياز داريد. لكن براي يك نشست گروهي شما فقط به يك اتاق با اندازه متوسط به اضافه تعدادي اتاق كوچكتر احتياج داريد، جايي كه كارآموزان بتوانند با يكديگر گروهي يا تيمي كار كنند. پيش از اجاره محل، بررسي كنيد آنچه مي‌خواهيد اعم از وسايل الكترونيكي و لوازم ديگر (مانند ميكروفون‌ها و پروژكتورها)، صندلي‌هاي راحت براي تمامي شركت‌كنندگان (حضار) و وسايل پذيرايي مهيا مي‌باشد

چه كارهايي انجام شود چه كارهايي انجام نشود

ارتباط جهت فروش

فروش اساس تجارت است و فقط براي ترغيب مشتريان خارجي به خريد كردن نمي‌باشد. در تمامي موقعيت‌هاي تجاري، شما مي‌توانيد از روش‌هاي فروش محرز شده، استفاده كنيد تا موافقت ديگران را

بدست آوريد، تأييد بگيريد، منابع اخذ كرده و به هر مانعي چيره شويد.

فروش آسان

فروش خوب يك فروش آسان است. شما براي تثبيت يك نياز درصدد برمي‌آييد و قول مي‌دهيد آن نيازمندي را تحقق بخشيد. شما مي‌توانيد از اين روش در محل كار خود بهره گيريد و كالاي فروشي خود را جهت سازگاري با موقعيت، تطبيق دهيد.

روش‌ها شامل:

* كشف يك موقعيت با استفاده از روش پرسش و پاسخ به جاي ساختن جمله است.

* به ديگران، حتي به قيمت ايجاد وقفه، اجازه پاسخگويي دهيد.

* اگر با مقاومت روبرو شديد، درك احساس متقابل را نشان دهيد ولي آن را تا زماني كه شخص ديگر نظر شما را قبول كند، ادامه دهيد.

استفاده از روش‌هاي فروش آسان

لبخند زدن و نگهداشتن دست‌ها طوري كه كف آن رو به بالا باشد، از روش‌هاي فروش آسان مي‌باشند. اين دو عمل، دوستانه، ترغيب‌كننده و غير تهديدآميز مي‌باشند. حركات دست همچنين بر تأكيد مي‌افزايد.

فروش سخت (دشوار)

روش قديمي فروش سخت (دشوار) اين طور است كه اشخاص را دربرابر عملي قرار مي‌دهيد و ‌آن‌‌ها را مجبور به تصميم‌گيري مي‌نماييد. اگر سعي داريد نظريه‌اي را به مرحله اجرا درآوريد، مثبت باشيد و وقتي معامله‌اي را انجام مي‌دهيد، از روش فروش سخت (دشوار)‌ استفاده كنيد.

مهارت‌هاي فروش سخت (دشوار) عبارتند از:

 *طرح يك پيشنهاد قطعي نهايي

* تحت فشار قرار دادن براي از دست ندادن فرصت

* تأكيد بر يك موقعيت رقابتي

* تنظيم يك پيشنهاد صريح و سخت (دشوار)

* اصرار براي توافق فوري

فروش با روش نوشتاري

استفاده از مدارك نوشته شده جهت فروش، چه سعي در فروش يك محصول از طريق نامه باشد و يا فروش يك طرح به همكار خود، ظاهراً از برخي قوانين متناقض متابعت مي‌كند. براي نمونه، در بازاريابي مستقيم به خارجيان، نامه‌هاي طولاني، به طور محسوسي از نامه‌هاي كوتاه بيشتر و بهتر به فروش مي‌رسند و ليكن وقتي نامه‌هاي غيررسمي داخلي مي‌فرستيد، مدارك كوتاه تأثير بيشتري دارند. كوتاه يا بلند، در شروع سند توضيح دهيد چرا مدرك را ارسال مي‌كنيد. ميل و علاقه خواننده را بدست آوريد. از موضوع خارج نشويد، موضوع خود را محرز نماييد و با يك خلاصه مختصر، صريح و كوتاه و مثبت به آن پايان دهيد.

كامپيوترها را مورد استفاده قرار دهيد

كامپيوتر شخصي به عنوان كمكي مؤثر در فروش به شمار مي‌آيد. براي مثال، شما مي‌توانيد نام‌ها و نشاني‌هاي مشتريان بالقوه خود را در يك منبع اطلاعاتي نگهداري كنيد و حتي زماني كه با يك مشتري تلفني صحبت مي‌كنيد، پرونده‌هاي مربوط به ايشان را ببينيد.

دردست داشتن حقايق بر روي يك صفحه نمايش شما را كارآمدتر مي‌كند و به شما كمك مي‌كند تا معامله را تمام كنيد. رايانه‌ها مشخصاً براي خدمات مالي فروش ضروري هستند. هرگاه جزئيات مسائل مالي يك خريدار به كامپيوتر داده مي‌شود، طرح‌هاي متعددي باعث بوجود آوردن پيشنهادات شخصي خواهند شد.

نظرات فروش و تصورات

روش‌هاي زيربنايي فروش در بسياري از كارهاي مديريتي قابل اجرا هستند. تسلط بر «لفّاظي» براي موفقيت در داخل، همانند خارج از سازمان مي‌تواند سرنوشت‌ساز باشد.

تعدادي از عبارات فروش آسان و فروش سخت (دشوار) در ذيل آمده‌اند. نوبت بعد كه مي‌خواهيد يك نظريه به فروش برسانيد‌، آن‌ها را آزمايش كنيد.

«من از مطلبي كه روزي به من گفته بوديد، چنين استنباط مي‌كنم.»

«اين است آنچـه بـه دنبال آن بـوديد. اگر شما اين كار را انجام ندهيد، يكي از رقبا اين كـار را انجام خـواهد داد.»

«ما وقت زيادي براي بررسي آخرين پيشنهاد نداريم. اساساً فروش يا هم اكنون است يا هيچ زمان ديگر.»

«هيچ كس ديگر به خوبي ما نمي‌تواند اين كار را انجام دهد.»

مذاكره جهت تحت تأثير درآوردن

تمامي مذاكرات مستلزم داشتن مهارت‌هاي مقدماتي ارتباط مي‌باشند. لازم است كه پيشنهادات خود را به وضوح بيان كنيد و دقيقاً آنچه را كه طرف مقابل پيشنهاد مي‌دهد، درك كنيد. اين چنين مهارت‌هايي در انواع مديريت ضروري است، پس سعي كنيد آن‌ها را اصلاح نماييد.

آمادگي براي سخنراني

هرچه مذاكره‌اي آماده‌تر باشد، شانس موفقيت آن بيشتر و بيشتر مي‌شود. براي شروع درباره اهداف خود تصميم‌گيري نماييد. سپس معين كنيد چه كسي رهبري مذاكره با برعهده خواهد داشت. آيا يك فرد است يا يك گروه اين كار را انجام مي‌دهند؟ اگر كار گروهي است، چه كسي بهترين مشاركت‌ها را انجام خواهد داد؟ گروه را كاملاً از نتيجه تحقيقات و وضعيت‌شان مطمئن (آگاه) سازيد.

تحقيق براي تعيين موارد مورد بحث جلسه توافق شده با طرف قرارداد كمك خواهد كرد. ار گروه حداقل يك اجراي نقش از قبل داشته باشد.

درنهايت، وضعيت كمترين حد شغلي خود را ترقي دهيد، يعني لااقل در آن وضعيت قرار خواهيد گرفت.

شيوه‌هاي رياست

كارشناسان فنِ مذاكره معمولاً ديدگاه خود را پيرامون نيازها كه عموماً نيازهاي طرف مقابل هستند، پايه‌گذاري مي‌كنند. وقتي وارد مذاكره مي‌شويد «كار براي نيازهاي طرف ديگر»، شما با كمترين احتمال خطر حداكثر اختيارات را دارا مي‌شويد.

تنظيم وقت دقيق بسيار مهم است. در طول مراحل مبارزه و معامله شما نياز داريد قضاوت كنيد ديگري چه فكر مي‌كند و فرصت را براي افزايش پيشنهاد يا تغيير آن غنيمت شمريد، پيشنهادي را رد كنيد يا يك اصل جديد را مطرح نماييد.

همواره سعي كنيد مخالف خود را از موضع مخالفت به يك هم پيمان تبديل كنيد. پرسيدن سؤالات عمده مانند: «آيا براي امضاء دادن آماده هستيد؟» درضمن جلب توجه، راهي براي ملايم شدن نحوه برخورد شما، دادن و گرفتن اطلاعات و برانگيختن انديشه شما مي‌باشد.

مذاكره براي خريد

زماني كه شما درحال مذاكره براي خريد هستيد،‌ دو چيز ضرورت دارد. نخست: دقيقاً تصميم بگيريد چه چيزي نياز داريد (نه آن چيزي كه ميل به داشتن آن داريد). به ياد آوريد كه شغل فروشنده اين است كه شما را ترغيب كند به اين كه نيازهاي شما و پيشنهادات ايشان هر دو يكي و همانند هم هستند. دوم: آنكه تصميم بگيريد آمادگي پرداخت چه مبلغي را داريد. خودتان را در بالاترين حد قرار داده و آن را افزايش ندهيد. در چنين مذاكره‌اي اولين كسي كه مبلغ را عنوان مي‌كند، بيشتر ضرر مي‌كند، پس سعي كنيد طرف ديگر را ترغيب كنيد تا اولين كسي باشد كه پيشنهاد مالي را عنوان مي‌كند.

 كار با توليدكنندگان

 روش سنتي براي مذاكره با توليدكننده اين است كه فهرست قيمت‌ها را (براي ايجاد يك رقابت سالم)‌ از بيشتر از يك توليدكننده بخواهيد، به پيشنهاد قيمت توجه كنيد، در معامله سرسخت باشيد. يك تخفيف اساسي بخواهيد، كمي پيشنهاد قيمت را بالا ببريد و روي پايين‌ترين قيمت ممكن اصرار كنيد.

اگر توليدكننده در كيفيت جنس يا تحويل كالا كوتاهي كرد، شما دوباره مذاكره كنيد: يك راه بهتر و جديدتر اين است كه بهترين توليدكننده را انتخاب كرده و طوري مذاكره كنيد كه كمترين هزينه را بپردازيد و براي هر دو طرف بطور مشترك منفعت‌هايي داشته باشد. با اين ديدگاه، به جاي اينكه محاسبه نرخ بهترين موضوع باشد، نخست اعتبار و ديگر قضاياي غير قيمت‌گذاري را پيش از مطرح كردن قيمت‌هاي واقعي، حل و فصل كنيد.

 به توافق رسيدن با كارمندان

 ملاقات‌هاي رودررو مي‌تواند براي مذاكرات فردي با كاركنان درباره موضوعاتي مانند كيفيت كار و توليد مفيد باشد. زماني كه يك قرارداد را به پايان مي‌‌رسانيد، به ياد آوريد اين مسئله كمك مي‌كند كه طرف مقابل حتي اگر در اين معامله سود نكرده باشد، فكر مي‌كند كه در اين معامله سود كرده است. اگر زماني مجبور باشيد مذاكره كنندگان حرفه‌اي مخالف (احتمالاً وقتي يك اتحاديه درگير باشد) و اگر تقاضاهاي آن‌ها فراتر از بيشترين حد منصب شما باشد، آرام باشيد و حتي‌المقدور بر ضمانت حاصل كار تمركز و توجه داشته باشيد.

 مرتب كردن (جمع‌آوري) گزارش‌ها

 گزارش‌ها، مدارك (اسناد) رسمي هستند كه به وسيله ديگران خوانده مي‌شوند. آن‌ها بايد هميشه (واضح) صحيح و خوب طراحي شده باشند و با يك نتيجه نهايي به اتمام برسند. اگر از شما خواسته شده كه يك گزارش بنويسيد، اطمينان حاصل كنيد كه اين گزارش، همة درخواست‌هاي توضيحات اصليِ شما را تحقق مي‌بخشد.

 تحقيق درباره يك گزارش 

اگر از يك فعاليت خود گزارش تهيه مي‌كنيد، هر اطلاعاتي را بررسي كنيد تا درباره درستي آن مطمئن شويد. اگر از شما خواسته شده است كه يك گزارش درباره مطلبي تهيه كنيد، مثلاً يك بازار جديد براي يك محصول، آنچه نياز به دانستن داريد، به عنوان مجموعه‌اي از نكات اصلي بنويسيد. سپس منابعي كه مي‌توانيد به مطالب ارتباط دهيد و از آن‌ها بهره‌برداري كنيد، را يادداشت كنيد و مطمئن شويد چيزي از قلم نيفتد. قبل از فيصله دادن، اطلاعاتي كه از يك منبع گرفته شده و حداقل به وسيله يك منبع موثق قابل اعتماد  ديگر تأييد شده باشد، را كسب كنيد

چه كارهايي انجام شود چه كارهايي انجام نشود

ساخت يك گزارش

هدف گزارش را بنويسيد و نتايج اصلي را در بند اول گزارش خود عنوان كنيد. در متن گزارش، يافته‌هاي خود را با دليل و مدركي كه در رديف حسابي، در بندهاي شماره‌گذاري شده ثبت شده است، پشتيباني كنيد. از عناوين اصلي، عناوين فرعي و نكات تابلوي اعلانات استفاده كنيد كه هر كدام، از كمك‌هاي ساختاريِ مؤثر مي‌باشند و نظر ديگران را به حقايق جلب مي‌كند. از خط كشي زير جمله‌ها و نوع برجسته براي تأكيد استفاده كنيد. گزارش خود را با توصيه‌هايي براي اقدام عمل به طور خلاصه به پايان برسانيد.

اطمينان از واضح بودن

گزارش‌ها، كارهاي ادبي نيستند ولي يك گزارش خوب گزارشي است كه قوانين نوشتاري در آن به خوبي رعايت شده باشد، از سخن مبهم بپرهيزيد. اگر از نتيجه‌گيري خود نامطمئن هستيد، راه‌هاي ديگر را بيان كنيد و از خوانندگان دعوت نماييد تا تصميم خود را بگيرند. نظرات خود را در جمله‌هاي كوتاه قيد كنيد. مهم‌تر از همه، خود را جاي خواننده بگذاريد. آيا آنان متوجه منظور شما مي‌شوند؟ اگر مي‌توانيد، از يك دوست يا يك همكار خواهش كنيد تا قبل از انتشار گزارش آن را يك بار بخواند.

فشرده يا مختصر بودن

اگر مختصر بنويسيد،‌ به وضوح گزارش‌ خود را استحكام مي‌بخشيد. در جايي كه يك كلمه كافي است، هرگز از دو كلمه در جايي كه دو كلمه كفايت مي‌كند، از 3 كلمه استفاده نكنيد. ترجيحاً از لغات كوتاه به جاي لغات طولاني استفاده كنيد. براي نتيجه‌گيري نهايي وقت صرف كنيد و خلاصه‌هاي كوتاه‌تر را در ابتداي هر بخش بگنجانيد. زماني كه از اول تا آخر گزارش را مي‌خوانيد، آنچه غير ضروري است حذف كنيد. اين عمل بايد مفاد متن را اصلاح كند.

ارائه يك گزارش

اگر مي‌خواهيد يك سخنراني شفاهي از گزارش خود ارائه دهيد از خود سؤال كنيد چه چيزي مهم‌تر است. متانت‌ـ برخورد. اگر در جلسه‌اي موضوعي را مطرح مي‌كنيد، آنگاه بايد گزارش خود را توزيع كنيد و اگر امكان داشته باشد با استفاده از وسايل كمكي سمعي- بصري خلاصه‌اي ارائه دهيد. جايي كه وضعيت شما بي‌طرف‌تر است، با يك بررسي احتمالي، احتمالاً گزارش را از قبل توزيع كنيد. سپس مطمئن شويد كه براي پرسش‌هاي احتمالي و اعتراضات آمادگي كامل داريد.

اجرا با استفاده از وسايل كمكي سمعي‌ـ بصري

بيان نتايج بدست آمده با وسايل درجه يك كمكي سمعي‌ـ بصري و مهارت‌هاي سخنراني، تأثير بسزايي در ارائه يك گزارش در يك جلسه دارد. پيام‌هاي بصري گزارش را در يك روش آني مي‌فروشد.

منبع: وبلاگ مشاوره مهندسي در پروژه هاي صنعتي