پرتال حوزه انجمن های علمی پژوهشی دانشگاه پیام نور استان اصفهان

وظایفی که انتظار می رود یک دبیر انجمن انجام دهد به شرح ذیل می باشد ( لازم به ذکر است مطالب ذیل خلاصه شده می باشد ) :

1-    برنامه ریزی  ( planning)

2-    سازماندهی ( organizing )

3-    نیرویابی (staffing )

4-    هدایت ( directing )

5-    کنترل (controlling)

 برنامه ریزی :

به منظور ترسیم آینده ی انجمن ، مسیر حرکت آن و فعالیت های پیش رو (برنامه ریزی استراتژیک ) انجام می گیرد . مهمترین اصل در برنامه ریزی هدفگذاری می باشد ( goal setting ) . با توجه به محور بودن شیوه ی مدیریت مشارکتی در انجمن های علمی بهتر آن است که هدف ها از طرف دبیر انجمن پیشنهاد گردد و تصمیم درباره ی هدف های قابل پیگیری و اولویت بندی هدف ها توسط شورای مرکزی و یا شورای عمومی اتخاذ گردد . نکات مهم مد نظر در برنامه ریزی عبارتند از : زمان اجرا ، مکان اجرا ، نحوه ی اجرا ، تیم مشاور، تیم برنامه ریزی و تیم اجرایی

سازماندهی :

چیدمان بخش های مختلف انجمن به منظور دستیابی به اهداف را سازمادهی می گویند . سازماندهی در قالب ساختار ( چارت ) سازمانی قابل رؤیت می باشد . اولویت ساختار در انجمن های علمی ساختار بر مبنای پروژه می باشد ( structure by project )

نکته ی مهم در سازماندهی توجه به تسریع در انجام کارها و بهبود ارتباطات بخش های مختلف انجمن در جهت نیل به اهداف تعیین شده می باشد . تعریف درست وظایف هر بخش انجمن کلید هماهنگی ساختاری می باشد .

نیرو یابی :

نیرویابی به منظور گزینش و انتخاب بهترین نفرات در جهت دستیابی به اهداف انجمن در قالب ساختار سازمانی می باشد . انتخاب نفرات دارای ویژگی های متناسب با مسؤولیت مورد نظر مهمترین اصل نیرویابی می باشد . نکته ی بسیار مهم در نیرویابی این است که بدانیم انسان چند بعدی است و قابل تغییر .

  هدایت :

هدایت را می توانیم به چهار بخش اصلی تقسیم کنیم : الف ) سرپرستی  ب) انگیزش  ج) رهبری  و  د) ارتباطات

در این بین انگیزش جایگاهی رفیع دارد . به ویژه در سازمان های داوطلبانه ای همچون انجمن های علمی – دانشجویی . نیروی پیش برنده شرکت کنندکان در این برنامه ها محرکی درونی است و انتظار پاداش مادی مستقیم در آن وجود ندارد . لحاظ کردن کوچکترین زحمات اعضای انجمن توسط سایر اعضا و تقدیر و تشکر حتی اگر به صورت زبانی باشد بسیار حائز اهمیت است . لذا لازم است تک تک اعضای انجمن با نگاه به نیمه ی پر لیوان ، الگو قرار دادن معیار های اسلامی در ارتباطات اجتماعی ، تبعیت از الگوی رهبری پیامبر اسلام (ص) و تلاش و کوشش مداوم ضمن تقویت مثبت فعالیت های درست اعضای انجمن خود و تقویت منفی فعالیت های غیر مفید زمنه های حضور سایر دانشجویان را در فعالیت های انجمن مهیا نمایند .

 کنترل :

در کنترل موضوع تعیین معیار های استاندارد برای فعالیت ها ، سپس قیاس نتایج حاصل شده در فعالیت ها با معیارهای استاندارد شده و آنگاه ارائه ی نتایج این قیاس مهمترین قدم هاست .

کنترل بر دو کونه است یکی قبل از اجرا و دیگری بعد از اجرا . هدف از کنترل قبل از اجرا پیشگیری از افت کیفیت فعالیت هاست و هدف از کنترل بعد از اجرا بررسی نقاط ضعف برنامه و جبران آن ها در برنامه های آتی می باشد .

نکته بسیار مهم در کنترل ارائه بازخور به شرکت کنندکان و مسؤولان مربوطه می باشد . از آنجا که اکثر دانشجویان عضو انجمن های علمی ویژگی های کارکنان کلیدی یک سازمان را دارند دریافت بازخور کارها در تقویت و انگیزش آن ها بسیار تأثیر گذار می باشد .

امیر هلاکویی